Kundenfragebogen zur Einrichtung von Odoo - Template

Werte Kundin, werter Kunde,

um Ihnen eine optimale unternehmensbezogene Konfiguration bieten zu können, füllen Sie uns bitte den nachfolgenden Kundenfragebogen aus.

Die Umfrage wird ca. 20 Minuten Zeit in Anspruch nehmen.

Sollten Sie darüber hinaus Frage haben, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

Allgemein

Sprachen

Welche Sprachen sollen installiert werden?
Beispiel: Deutsch, Englisch, etc.

Währungen

Welche Währungen sollen installiert werden?
Werden Preise mit mehr als zwei Nachkommastellen verwendet?
Beispiel: Euro, USD, etc.

Unternehmen

Werden mehrere legale Einheiten verwaltet bzw. verwendet (Multicompany)?
Betrifft das Anlegen von Steuerzuordnungen in Odoo.

Wenn ja, wie sind diese hierarchisch gegliedert?

Unternehmensstammdaten I

Wie ist die Bezeichnung, Anschrift, Telefon-/Faxnummer, E-Mail Adresse, Website der einzelnen legalen Einheiten?
Beispiel:     manaTec GmbH                     
                  Königsbrücker Str. 124                
                  01099 Dresden                            
                  Deutschland
                  +49(0)351/32149100
                  +49(0)351/32149199
                  info@manatec.de

Unternehmensstammdaten II

Wie ist die Umsatzsteuerid und Handelsregisterinformationen der einzelnen legalen Einheiten?
Beispiel: Ust-ID: DE300808535, Handelsregisternummer: HRB 34527

Kunden- und Lieferantenstruktur

Können Kunden gleichzeitig Lieferanten sein (und umgekehrt)? Welche Vertriebskanäle werden verwendet? Wird hauptsächlich/nur im B2B oder B2C Bereich gearbeitet?
Beispiel: Betrifft das Anlegen von Steuerzuordnungen in Odoo (Deutschland, Europa, Drittländer)

Nutzer inkl. Rolle

Wie ist die Organisationsstrukur der Mitarbeiter (Organigramm) und wie sind die Rollen verteilt?
Beispiel: Max Mustermann; m.mustermann@beispiel.de; Geschäftsführer

Aufbau der Sequenznummern

Wie sollen die Nummernfolgen für die Dokumente in Odoo (bspw. Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Angebote, Aufträge und Lieferscheine) aufgebaut sein?
Beispiel:  • Eingangsrechnungen: EK-2018-001, EK-2018-002
                • Ausgangsrechnungen: VK-2018-001, VK-2018-002
                • Angebote: AN-2018-001, AN-2018-002
                • Aufträge: AB-2018-001, AB-2018-002
                • Lieferscheine: DN-2018-0001, DN-2018-0002
                • Einkaufsbestellungen: PO00001, PO00002

Kalender

Soll die Synchronisation mit einem zentralen Google Kalendern möglich sein?

E-Mail

Soll der Empfang von E-Mails in Odoo möglich sein? Soll das Versenden von E-Mails in Odoo möglich sein?

Website

Soll Odoo nur als ERP-System oder auch als Webseite fungieren? Soll der Odoo-Onlineshop verwendet werden?

Drittsoftware

Soll Drittsoftware angebunden werden und wenn ja welche?

Wenn ja, bitte spezifizieren:

Abrechnung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 3)

Kontenrahmen

Welcher Kontenrahmen wird verwendet? Wenn es mehrere legale Einheiten gibt, haben alle den gleichen Kontenrahmen oder
unterscheidet dieser sich je nach Einheit?
Beispiel: SKR03, SKR04

Individuelle Konten

Werden über den Kontenrahmen hinaus individuelle Konten verwendet und wenn ja welche?

Wenn ja, bitte spezifizieren:

Stellen und Kontennummern

Wie viele Stellen haben die jeweiligen Nummern der Konten?
Beispiel: 4-stelig, 5-stelig

Bank/Zahlungsdienstleistungen

Welche Konten bei welchen Zahlungsanbietern (Banken, PayPal, ...) sollen in Odoo verfügbar sein? 

Firmenkreditkarten

Sollen Firmenkreditkarten abgebildet werden und wenn ja wie sind deren Daten?
Beispiel: 
Kontoinhaber: manaTec GmbH
                Ostsächsische Sparkasse Dresden
                BLZ      85050300
                Kto.      221091750
                IBAN    DE36 8505 0300 0221 0917 50
                BIC      OSDDDE81XXX

Skonto

Wird Skonto verwendet und wenn ja in welchen Prozessen?
Beispiel: 
Eingangs- und/oder Ausgangsrechnungen

Wenn ja, bitte spezifizieren:

Anlagetypen der Abschreibung

Welche Abschreibungsarten werden verwendet?
Beispiel: lineare Abschreibung, degressive Abschreibung, etc.

Abschreibungen

Welche Abschreibungsarten werden verwendet?
Beispiel: lineare Abschreibung, degressive Abschreibung, etc.

Pro-Forma Rechnungen

Werden Pro-Forma Rechnungen verwendet?
Die Pro-forma-Rechnung ist ein Beleg, der den Empfänger in der Regel nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient dann zu steuerlichen Zwecken.

Geschäftsjahr

Wann beginnt und endet ein Geschäftsjahres?
Beispiel: Beginn 01.01. Ende 31.12.

Verkaufssteuern

Sind die Verkaufssteuern im Preis inkludiert oder exkludiert? 

Bankabgleich

Ist ein Bankabgleich gewünscht? Wenn ja in welchem Umfang (nur Ein- u. Ausgangsrechnungen vs. volle Buchungssätze)
Synchronisieren Sie Ihre Kontoauszüge automatisch mit Ihrer Bank und erhalten Sie aktuelle Bankfeeds.

Wenn ja, bitte spezifizieren:

Zahlungen

Wie werden Zahlungen getätigt/ausgelöst (bspw. Online Banking oder Zahlungsdatei/Export)? Wie werden Zahlungen erhalten?
Beispiel: Bar, Überweisung, Kreditkarte, Zahldatei, Gutscheine

SEPA-Lastschriftmandate

Existieren SEPA Lastschriftmandate von Kunden? 

Barkasse(n)

Existieren Barkassen? Wenn ja, wie werden diese verwaltet? Wenn ja, werden Kunden- und Lieferantenrechnungen mit Bargeld
beglichen? Wenn ja, werden tägliche Kassenabschlüsse durchgeführt?

Kostenstellenstruktur

Gibt es eine Kostenstellenstruktur und wenn ja wie ist diese aufgebaut? Soll eine Budgetverwaltung über Odoo auf Kostenstellenebene abgebildet werden?
Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Sie wird nach Verantwortungsbereichen, räumlichen, funktionalen, aufbauorganisatorischen oder verrechnungstechnischen Aspekten gebildet.
Beispiel: Kostenstelle 12345 Projekt XY

Auswertung

Werden Auswertungen bereits genutzt? Wenn ja, welche werden verwendet? Wenn nein, welche sind gewünscht? Sollen Zielvorgaben in Odoo abgebildet werden?
Beispiel: Kostenartrechnung, Auswertungen über die einzelnen Teilbereiche, offene Gutscheine, etc.

Übertragung ans Steuerbüro

Welche Daten, in welcher Form und über welches System werden Daten an das Steuerbüro übertragen und von diesem zurückerhalten?
Beispiel: manuell via Hefter, cloud-basiert, per E-Mail, etc.

Mitteilungspflichten

Gibt es finanzrechtliche ggf. auch branchenabhängige Mitteilungspflichten oder Reports die regelmäßig erstellt werden müssen? 

Wenn ja, welche:

Rechnungserstellung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 4)

Freigabeworkflows

Hinweis

Beispiel: Eingangs- und Ausgangsrechnungskontrolle – Freigabe durch Inhaber

Zahlungsbedingungen

Hinweis

Die Pro-forma-Rechnung ist ein Beleg, der den Empfänger in der Regel nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient dann zu steuerlichen Zwecken.

Existiert ein Rechnunslayout bzw. verschiedene Layouts?

Hinweis

Benutzen Sie eine/einen bestimmte Vorlage/Briefkopf für Ihre Rechnungen oder anderen Dokumente?

Welche Zahlungsbedingungen gibt es?

Hinweis

Beispiel: 14 Tage netto ohne Abzug, sofort fällig nach Rechnungsstellung, 10 Tage abzüglich 2% Skonto, Vorauskasse, etc.

Werden Skonti gewährt?

Hinweis

Gewähren Sie Ihren Kunden unter Einhaltung einer bestimmten Frist einen Preisnachlass?

Gibt es Anzahlungs-, Teil-, Dauer- oder Abonnementrechnungen?

Hinweis

Beispiel: Kunde zahlt seine Rechnung in Raten.
Wenn ja, welche:

Werden für verschiedene Leistungen verschiedene Konten bebucht?

Hinweis

Beispiel:
Wenn ja, welche:

Werden mehrere Rechnungsnummernkreise verwendet?

Hinweis

Laufende Nummer, mit der eine Rechnung versehen ist.
Beispiel: Rechnung 2019001
Wenn ja, welche:

Wie werden Rechnungen versendet/erhalten?

Hinweis

Beispiel: per Post, per E-Mail, etc.

Gibt es sonstige wiederkehrende Buchungen und Buchungsarten?

Hinweis

Beispiel: Jahrespauschale bei Versicherung
Wenn ja, welche:

Kundenverwaltung/Verkauf (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 5)

Ist ein vorgeschalteter Interessentenbereich gewünscht?

Hinweis

Der Interessentenbereich ermöglicht die Verwaltung von Leads, ohne Einträge in der Kontaktdatenbank zu speichern.

Existieren mehrere Verkaufsteams?

Hinweis

Beispiel: Verkaufsteam XX, Verkaufsteam XY
Wenn ja, welche:

Existieren verschiedene Preislisten?

Hinweis

Beispiel: Mehrere Preise pro Produkt (z. B. Kundensegmente, Währungen)
               Preise aus Formeln berechnet (Rabatte, Margen, Rundungen)
Wenn ja, welche:

Gibt es spezielle Rechnungs- und Lieferadressen?

Hinweis

Diese Option in Odoo differenziert den Partner im Verkauf. Zusätzlich zur Kundenadresse werden bei Aktivierung dieser Option Liefer- und Rechnungsadresse separat auf dem Report (Angebot, Auftrag) ausgewiesen.
Wenn ja, welche:

Existieren allgemeine Geschäftsbedingungen?

Hinweis

Beispiel:
Wenn ja, bitte Text mitteilen:

Werden Ausdrucke von Lieferterminen auf Aufträgen benötigt?

Sollen Margen in Aufträgen dargestellt werden?

Hinweis

Durch diese Option wird die Marge (Umsatz-Kosten) eines Auftrags in der Angebotsmaske ausgewiesen.

Werden Angebote/Aufträge rabattiert?

Hinweis

Mit dieser Option wird die Angebotsmaske um eine Rabattspalte erweitert (prozentuale Eingabe). Der Rabatt wird auf dem Report (pdf) ausgewiesen.

Lager/Produktverwaltung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 6)

Existieren mehrere Lager?

Hinweis

Beispiel: Lager 1, Lager XY, etc.

Wenn ja, welche:

Existieren mehrere Lagerorte?

Hinweis

Beispiel: Lagerort 1, Lagerort XY

Wenn ja, welche:

Sollen Lagerreservierungen automatisch oder manuell vorgenommen werden?

Hinweis

Erfolgt eine Warenauslieferung, wird die benötigte Menge im Lager für den Vorgang reserviert. Diese Reservierung kann z.B. bei Erstellung eines Verkaufsauftrags automatisch erfolgen oder muss noch einmal manuell bestätigt werden.

Existieren verschiedene Produktvarianten?

Hinweis

Bei einer Produktvariante wird ein bestimmtes Produkt innerhalb einer Produktgruppe in einer speziellen Form angeboten.

Beispiel: Größe, Farbe, etc.

Wenn ja, welche:

Werden Produkte in verschiedenen Einheiten verkauft?

Hinweis

Beispiel: Stück, Kilo, Meter, etc.

Wenn ja, welche:

Werden Los- und Seriennummern benötigt?

Hinweis

Seriennummern: Identifikation eines einzelnen Artikels zu ermöglichen
Losnummern: Komplette Produktionsmenge eines Artikels

Gibt es auftragsspezifische Routen?

Hinweis

Beispiel: Streckengeschäft

Wenn ja, welche:

Welche verschiedenen Produktarten existieren?

Hinweis

Beispiel: Lagerprodukt, Verbrauchsartikel, Dienstleistung, etc.

Wie sollen Aufträge abgerechnet werden?

Hinweis

Beispiel: Rechnungsstellung bei Auftrag, Rechnungsstellung bei Lieferung

Einkauf (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 7)

Welche Art der Rechnungskontrolle wird verwendet?

Hinweis

Bei einer Einkaufsbestellung kann die Rechnung entweder direkt bei Auftragsauslösung eingebucht werden, oder erst nachdem die Lieferung erfolgt ist.

Ist eine Bestellbestätigung durch Manager gewünscht?

Hinweis

Der Bestellprozess wird um einen Kontrollschritt erweitert. Zunächst wird die Angebotsanfrage beim Lieferanten angelegt. Wird diese Option gewünscht, kann eine finale Bestellung nur durch den Manager erfolgen.

Fertigung (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 8)

Wird die Unterteilung von Fertigungsaufträgen in Arbeitspläne und Arbeitsplätze benötigt?

Hinweis

Wird diese Option aktiviert, können Fertigungsaufträge detailliert dargestellt werden. Einzelne Fertigungsschritte können nun an verschiedenen Arbeitsplätzen erfolgen. Hierfür können detaillierte Ablaufpläne (Arbeitspläne) erstellt werden.

Werden Qualitätsprüfpunkte verwendet?

Hinweis

Während der Fertigung können verschiedene Prüfpunkte (Mindestmaß, Pass-Fail-Test) eingefügt werden. Diese lösen bei Nichtbestehen Qualitätsalarme aus.

Gibt es planmäßige Änderungen von Stücklisten?

Hinweis

Mit dem Zusatzmodul PLM lassen sich planmäßig Änderungen bei Stücklisten/Arbeitsplänen terminieren und versionieren.

Abwesenheit (wenn nicht genutzt, bitte weiter auf Seite 9)

Welche Abwesenheitstypen existieren in Ihrem Unternehmen?

Hinweis

Gewisse Abwesenheitstypen haben ein Kontingent, z.B. Jahresurlaub. Anderen Abwesenheitstypen wird kein Kontingent zugewiesen, bspw. Krankheit.

Welche gesetzlichen Feiertage existieren (nach Bundesland)?

Hinweis

Diese Feiertage werden in das System geladen und Abwesenheiten für die entsprechenden Kollegen erstellt.

Ist der Genehmigungsprozess einstufig/zweistufig

Hinweis

Es lassen doppelte Genehmigungen an einem Abwesenheitstyp hinterlegen. Dann muss beispielsweise nach einer ersten Genehmigung ein Manager den Antrag in einem zweiten Schritt noch einmal genehmigen.

Personal

Gibt es eine Abteilungsstruktur?

Hinweis

Unter anderem wird der Freigabeprozess für Urlaubsanträge über das Personalmodul und die definierten Abteilungen gesteuert
Beispiel: Management (Nutzer 1, Nutzer 2), Marketing (Nutzer 3, 4), Sales, Vertrieb, etc.
Wenn ja, bitte spezifizieren oder Organigramm zur Verfügung stellen.

Sollen Aufwandsbuchungen der Löhne in Odoo importiert und abgebildet werden?

Hinweis

Odoo bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Lohnbuchhaltung und komplexe Lohnabrechnung abzubilden.
Beispiel: Lohnzahlung für Mitarbeiter 1, Gehaltszahlung für Mitarbeiter 2

Welche Anstellungsarten gibt es im Unternehmen?

Hinweis

Beispiel: Vollzeit, Teilzeit, Werkstudent, etc.